Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is bedoeld om betrokkenen te informeren over hoe hun persoonsgegevens zullen worden verzameld, verwerkt, beschermd en gebruikt. Voor de bescherming van persoonsgegevens wordt gehandeld in overeenstemming met de verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (hierna ook genoemd de ‘Algemene Verordening gegevensbescherming, afgekort: AVG’) en met deze privacyverklaring.

Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Lieselot Vantuyckom
Praktijkadres: Westhuis – Kortrijksestraat 119A – 8020 Oostkamp
Telefoon: +32498418812
E-mail: lieselot@eqlbrm.be

Doeleinden van gegevensverwerking

Ik verbind me ertoe jouw persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor zover strikt noodzakelijk binnen het kader van mijn dienstverlening, inclusief administratief beheer. 

Bij het aangaan van een overeenkomst, heeft de verwerking van jouw persoonsgegevens concreet als doel jou te identificeren volgens de geldende wettelijke bepalingen en ter ondersteuning van de coachingsdiensten.

Jouw contactgegevens gebruik ik enkel voor de essentiële communicatie in de uitvoering van de overeenkomst(en), zoals het versturen van notificaties, bevestigingen, facturen en aanmaningen.

Soorten persoonsgegevens

Ik beperk het verwerken van persoonsgegevens tot een strikt minimum. De verwerkte gegevens omvatten met name:

– Identificatie- en contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, ondernemingsnummers;

– Financiële gegevens;

Mogelijk verwerk ik in het kader van de aangeboden diensten ook bijzondere persoonsgegevens:  
– strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen;
– gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
– persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken, genetische gegevens of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. 

Voor het faciliteren van jouw coaching, inclusief het begrijpen van jouw situatie en het bieden van passende begeleiding, verwerk ik gegevens die je verstrekt via formulieren en die ik noteer tijdens onze sessies.

Grondslag voor verwerking en bewaartermijn

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op:

– Uitvoering van de overeenkomst: de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt om de coaching te faciliteren en de overeenkomst tussen de partijen uit te voeren.

– Voldoen aan wettelijke en deontologische verplichtingen: bepaalde persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

– Jouw vrij gegeven, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming, die op elk moment ingetrokken kan worden, zoals voor de categorie van bijzondere persoonsgegevens in het kader van coaching.

Gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor coaching en om te voldoen aan wettelijke en deontologische vereisten.

Beveiligingsmaatregelen

Alle gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.

Ik neem redelijke technische en organisatorische maatregelen om jouw informatie te beschermen tegen verschillende risico’s, zoals verlies, diefstal, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging of per ongeluk bekendmaking aan derden. Jouw gegevens worden bewaard op fysieke hardware met back-up, en niet in cloudomgevingen. Ze worden versleuteld met behulp van veilige wachtwoorden. Fysiek opgeslagen gegevens worden veilig bewaard in een afgesloten kast. Alleen ik heb toegang tot je gegevens.

Informatie die via e-mail wordt verzonden of ontvangen, wordt in de professionele mailbox bewaard en versleuteld met beveiligde wachtwoorden. Hoewel ik aanzienlijke inspanningen lever om de veiligheid te waarborgen, is het belangrijk op te merken dat de overdracht van informatie via internet nooit volledig veilig, privé of vertrouwelijk is. Er bestaat altijd een mogelijkheid dat informatie die via e-mail wordt verzonden of ontvangen, wordt onderschept, ontsleuteld, geraadpleegd en/of gebruikt door derden, zelfs wanneer technologieën worden toegepast om de uitwisseling van informatie te coderen.

In het uitzonderlijke geval van een gegevenslek zal ik je direct op de hoogte stellen en de noodzakelijke maatregelen treffen.

Rechten van betrokkenen

Als betrokkene van de betreffende dienstverlening heb je het recht op:

Toegang en inzage van jouw persoonsgegevens
Je hebt het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens waarover ik van jou beschik en om na te gaan waarvoor jouw gegevens worden/werden gebruikt.

Correctie van jouw persoonsgegevens
Jouw persoonlijke informatie die je hebt verstrekt, kun je, indien en wanneer van toepassing, wijzigen. 

Jouw persoonsgegevens te laten wissen
Wanneer je vermoedt dat bepaalde van jouw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten verwijderen. 

Toestemmingsintrekking
Wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, kun je deze toestemming op elk ogenblik intrekken.

Gelieve voor de uitoefening van jouw rechten een schriftelijk verzoek te sturen, zoals hieronder bepaald:

– Schriftelijk: stuur een brief naar Westhuis, t.a.v. Lieselot Vantuyckom, Kortrijksestraat 119A 8020 Oostkamp, met vermelding van de rechten die je wenst uit te oefenen.

– Elektronisch: stuur een e-mail naar lieselot@eqlbrm.be, met vermelding van de rechten die je wenst uit te oefenen.

Bij de uitoefening van jouw rechten is het nodig om jouw identiteit passend te bewijzen om te voorkomen dat persoonsgegevens ten onrechte worden verstrekt aan derden, gewijzigd, beperkt of gewist. Een geschikte manier om dit te doen, is door een kopie van jouw identiteitskaart (voor- en achterkant) bij je verzoek te voegen.

Het is belangrijk te benadrukken dat in sommige gevallen het geheel of gedeeltelijk weigeren of beperken van één of meer van bovenstaande rechten kan plaatsvinden, wat in het antwoord zal worden toegelicht. Dergelijke redenen kunnen onder meer betrekking hebben op de wettelijke bewaartermijn van bepaalde gegevens, de deontologische verplichtingen of de noodzaak van verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst.

Klachten

Als je nog vragen hebt over hoe ik je persoonsgegevens gebruikt, als je je persoonsgegevens wilt bekijken, corrigeren, bijwerken of verwijderen of als je een klacht wilt indienen, neem dan contact op via een van volgende contactgegevens: 

Lieselot Vantuyckom
Praktijkadres: Westhuis – Kortrijksestraat 119A – 8020 Oostkamp
Telefoon: 0498 41 88 12
E-mail: lieselot@eqlbrm.be

Je beschikt ook steeds over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel

Telefoon: 02 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

Wijzigingen in het privacybeleid

Ik behoud het recht dit privacybeleid te herzien, met eventuele aanvullende kennisgeving indien van toepassing. Ik raad je aan om deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt bovenaan de pagina aangegeven.


Privacy Statement: English version

This privacy statement is designed to inform individuals about how their personal data will be collected, processed, protected, and used. The protection of personal data is carried out in accordance with the regulation of April 27, 2016, concerning the protection of natural persons regarding the processing of personal data, and the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (referred to as the “General Data Protection Regulation,” or “GDPR”) and this privacy statement.

Identity of the Data Controller
Lieselot Vantuyckom
Practice Address: Westhuis – Kortrijksestraat 119A – 8020 Oostkamp
Phone: +32498418812
Email: lieselot@eqlbrm.be

Purposes of Data Processing
I commit to processing your personal data solely to the extent necessary within the scope of my services, including administrative management.
When entering into an agreement, the processing of your personal data aims to identify you according to applicable legal provisions and to support the coaching services.
I will use your contact details only for essential communication related to the execution of the agreement(s), such as sending notifications, confirmations, invoices, and reminders.

Types of Personal Data
I limit the processing of personal data to the strict minimum. The processed data includes, in particular:

– Identification and contact details such as name, address, phone number, email address, company numbers;
– Financial data;

I may also process sensitive personal data within the scope of the services provided:

– Criminal history, offenses, or convictions;
– Data of individuals under 16 years of age;
– Personal data revealing race or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, genetic data, health data, or data related to sexual behavior or orientation.
For the facilitation of your coaching, including understanding your situation and offering appropriate guidance, I process data that you provide via forms and that I note during our sessions.

Legal Basis for Processing and Retention Period
The processing of personal data is based on:

– Execution of the agreement: Personal data is collected and processed to facilitate coaching and to fulfill the agreement between the parties.
– Compliance with legal and ethical obligations: Certain personal data may be processed to comply with legal obligations.
– Your freely given, specific, informed, and unambiguous consent, which may be withdrawn at any time, such as for sensitive personal data in the context of coaching.
Data is retained for as long as necessary for coaching and to meet legal and ethical requirements.

Security Measures
All data is treated with strict confidentiality.
I take reasonable technical and organizational measures to protect your information against various risks such as loss, theft, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction or accidental disclosure to third parties. Your data is stored on physical hardware with backups, not in cloud environments. It is encrypted using secure passwords. Physically stored data is kept securely in a locked cabinet. Only I have access to your data.
Information sent or received via email is stored in the professional mailbox and encrypted with secure passwords. Although I make significant efforts to ensure security, it’s important to note that the transmission of information via the internet is never completely secure, private, or confidential. There is always a possibility that information sent or received via email may be intercepted, decrypted, accessed, and/or used by third parties, even when technologies are used to encrypt information exchange.
In the exceptional case of a data breach, I will inform you immediately and take the necessary measures.

Rights of Data Subjects
As a data subject of the relevant services, you have the right to:

– Access and review your personal data
You have the right to freely access the data I hold about you and to review how your data has been or is being used.
-Correct your personal data
You can modify the personal information you’ve provided if applicable and necessary.
-Request deletion of your personal data
If you suspect that certain personal data is being processed unlawfully, you can request that it be deleted.
-Withdraw consent
When the processing of your personal data is based on your prior consent, you can withdraw this consent at any time.

To exercise your rights, please send a written request as outlined below:

– In writing: Send a letter to Westhuis, Lieselot Vantuyckom, Kortrijksestraat 119A 8020 Oostkamp, specifying the rights you wish to exercise.
– Electronically: Send an email to lieselot@eqlbrm.be, specifying the rights you wish to exercise.

When exercising your rights, you will need to provide proof of your identity to prevent personal data from being disclosed, modified, restricted, or deleted erroneously. A suitable way to do this is by including a copy of your ID card (front and back) with your request.
It is important to note that, in some cases, the full or partial refusal or limitation of one or more of the above rights may occur, which will be explained in the response. Such reasons may include the legal retention period for certain data, ethical obligations, or the need for processing to execute the agreement.

Complaints
If you have any questions about how I use your personal data, if you want to review, correct, update, or delete your personal data, or if you want to file a complaint, please contact me using the following contact details:
Lieselot Vantuyckom
Practice Address: Westhuis – Kortrijksestraat 119A – 8020 Oostkamp
Phone: 0498 41 88 12
Email: lieselot@eqlbrm.be

You also have the right to file a complaint with the supervisory authority:
Data Protection Authority
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussels
Phone: 02 274 48 00
Email: contact@apd-gba.be

Changes to the Privacy Policy
I reserve the right to review this privacy policy, with any additional notifications if applicable. I recommend regularly checking this page for updates. The date of the most recent change will be indicated at the top of the page.